Conditions Générales de Vente et de Prestation (CGV)

VITECKO SASU – VTK Global Supply

A — Cadre Général

A1. Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente et de Prestation, désignées ci-après « CGV », définissent le cadre contractuel applicable à l’ensemble des prestations réalisées par la société VITECKO SASU – VTK Global Supply (ci-après « le Prestataire ») à destination de ses clients professionnels (ci-après « le Client »). Les prestations concernées englobent, entre autres : l’accompagnement stratégique opérationnel bilatéral entre la France et la Chine, le consulting sourcing, le mandat d’achat, la coordination d’import et de transport international, les services logistiques, le stockage, le transport, les services 3PL, ainsi que les audits, inspections, tests et la gestion des échantillons. Le détail de ces services figure dans la Section B. Toute commande, devis ou Lettre de Mission implique l’acceptation sans réserve des présentes CGV par le Client.

A2. Nature des prestations

Le Prestataire intervient en tant que consultant indépendant, consultant en sourcing et achats internationaux, mandataire d’achat pour des missions déterminées, coordinateur d’import, opérateur logistique selon contrat, et coordinateur opérationnel entre le Client et ses partenaires ou fournisseurs, principalement en France et en Chine. Il n’assume pas le rôle d’importateur officiel sauf stipulation expresse, ni celui de représentant légal, agent commercial, transitaire, agent en douane, traducteur assermenté ou responsable des décisions commerciales du Client. Les limites et la portée exacte de chaque prestation sont précisées dans la Section B.

A3. Obligation de moyens

Le Prestataire s’engage à exécuter ses missions avec diligence, compétence et professionnalisme, en mobilisant les ressources nécessaires et en informant le Client de toute difficulté éventuelle. Cet engagement relève d’une obligation de moyens. Le Prestataire ne garantit ni la conclusion d’un accord commercial, industriel ou stratégique, ni la réussite d’un projet ou partenariat industriel, ni l’exactitude des informations provenant de tiers, ni la conformité finale des produits ou les performances, délais ou prix communiqués par les fournisseurs.

A4. Engagements et responsabilités du Client

Le Client demeure responsable de la conformité réglementaire des produits importés (tels que CE, REACH, EUDR, normes sectorielles), de la décision finale d’achat ou de validation commerciale ou industrielle, des vérifications légales requises, de la relation contractuelle avec les fournisseurs, ainsi que de l’assurance de ses marchandises. Il doit fournir des informations exactes et complètes, valider les documents transmis dans les délais impartis et respecter ses obligations réglementaires et contractuelles. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable des conséquences d’informations erronées, incomplètes ou tardives. Les responsabilités propres à chaque prestation sont décrites en Section B.

A5. Décision et responsabilité

Les documents fournis par le Prestataire, tels que rapports, analyses, matrices, benchmarks, TCO, comparatifs ou avis stratégiques, n’ont pas valeur de conseils juridiques ou contractuels. Ils ne dispensent pas le Client de procéder à ses propres vérifications. Le Client conserve l’entière responsabilité du choix des fournisseurs, des quantités commandées, des certifications réglementaires, des décisions commerciales et stratégiques, ainsi que des engagements contractuels avec des tiers. Le Prestataire ne répond pas des décisions finales du Client ni des conséquences opérationnelles, financières, logistiques ou réglementaires qui en découlent.

A6. Limitation de responsabilité

La responsabilité du Prestataire, tous préjudices confondus, est strictement limitée au montant hors taxes des honoraires effectivement payés par le Client pour la mission concernée. En aucun cas, il ne pourra être tenu responsable des dommages indirects tels que la perte de chiffre d’affaires ou de marge, la perte de commande, le préjudice d’image, le retard de mise sur le marché, la perte d’opportunité ou de profit, ou les pénalités contractuelles dues à des tiers.

A7. Clause de transparence et d’absence de contournement

Cette clause vise à protéger le travail du Prestataire pendant la mission. Le Client s’engage à ne pas contacter ni solliciter directement un fournisseur présenté par le Prestataire sans l’en avoir informé au préalable, à ne pas négocier directement avec un fournisseur identifié tant que le projet est en cours, et à ne pas contourner le Prestataire sur un projet actif. À l’issue de la mission, le Client peut librement collaborer avec tout fournisseur présenté. Si une relation commerciale directe est établie avant la fin de la mission ou durant un projet actif, une indemnité est due pour couvrir le travail du Prestataire. Cette indemnité, qui ne constitue pas une pénalité, s’élève à 15 % des achats engagés ou à 5 000 € HT minimum, selon le montant le plus élevé.

A8. Clause de confidentialité

Le Prestataire et le Client s’engagent à préserver la confidentialité de toutes les informations commerciales, techniques, financières, industrielles ou stratégiques échangées dans le cadre de la mission. Cette obligation concerne notamment les listes de fournisseurs, documents techniques ou contractuels, devis, analyses, matrices, rapports, ainsi que les données internes du Client ou de ses partenaires. Aucune information ne peut être transmise à un tiers sans accord écrit préalable. L’obligation de confidentialité demeure en vigueur pendant cinq ans après la fin de la mission.

A9. Prix, devis et paiement

Les prestations peuvent être facturées au forfait, au taux horaire ou journalier, en pourcentage (mandat d’achat), ou selon toute autre modalité précisée dans le devis. Les frais externes tels que les déplacements, audits, inspections, sous-traitants ou logistique sont refacturés au réel. En cas de retard de paiement, des pénalités légales et une indemnité forfaitaire de 40 € sont appliquées, et la mission peut être suspendue.

A10. Propriété intellectuelle

Tous les documents, analyses, rapports, modèles, tableaux et processus élaborés par le Prestataire demeurent sa propriété exclusive. Le Client dispose d’un droit d’usage limité, non cessible et non exclusif. Toute exploitation commerciale ou diffusion de ces éléments est interdite sans autorisation écrite préalable.

A11. Portail client & signature électronique

Le Prestataire propose un portail sécurisé permettant au Client d’accéder aux documents contractuels, livrables, devis et factures, ainsi qu’au suivi des missions. L’accès à ce portail peut être suspendu en cas de non-paiement. La signature électronique via Odoo possède la même valeur qu’une signature manuscrite, conformément à l’article 1367 du Code civil.

A12. Protection des données personnelles (RGPD)

Le Prestataire ne traite que les données nécessaires à l’exécution de la mission, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition et de portabilité. Toute demande peut être adressée à : contact@vtkglobalsupply.fr. Les données ne sont jamais revendues et ne sont communiquées qu’aux tiers indispensables à la mission (transporteurs, prestataires qualité, assistants, etc.).

A13. Sous-traitance

Le Prestataire se réserve le droit de recourir à des sous-traitants pour tout ou partie des prestations, notamment pour les audits fournisseurs, inspections qualité, tests en laboratoire, services logistiques, coordination de transport ou d’expédition, interventions sur site (France ou Chine), ou toute mission nécessitant un prestataire spécialisé. Les sous-traitants sont sélectionnés pour leur compétence et leur respect des standards professionnels. Leur responsabilité est distincte de celle du Prestataire, qui assure la coordination des interventions et la transmission des rapports et conclusions, sans pouvoir être tenu responsable des actes, omissions, erreurs, retards ou défaillances de ces prestataires. Les garanties et limitations de responsabilité des sous-traitants s’appliquent directement au Client. Sur demande, le Prestataire informe le Client de la nature des prestations sous-traitées et des intervenants concernés, dans le respect de la confidentialité.

A14. Durée, modification et résiliation

La mission débute à la signature et se poursuit jusqu’à sa réalisation complète ou sa résiliation. Les contrats récurrents, tels que le Mandat d’Achat, sont conclus pour une durée initiale précisée dans le devis ou la Lettre de Mission, puis renouvelés automatiquement par périodes successives d’un an. Toute résiliation d’un contrat récurrent doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins deux mois avant l’échéance. Les prestations réalisées restent dues. Pour les missions ponctuelles, le préavis de résiliation est de sept jours.

A15. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable en cas de survenance d’un événement imprévisible, irrésistible et extérieur, tel qu’une pandémie, une grève, une guerre, un blocage douanier, une catastrophe naturelle, une coupure réseau, etc.

A16. Loi applicable et juridiction compétente

Le contrat est régi par le droit français. En cas de litige non résolu à l’amiable, seuls les tribunaux du siège social du Prestataire seront compétents.

B — Prestations détaillées, limites et responsabilités

B1 — Accompagnement stratégique opérationnel bilatéral (France ⇄ Chine)

Ce service comprend la coordination entre la France et la Chine ainsi que les déplacements professionnels. Il inclut la clarification du besoin et des objectifs, la structuration du projet, l’élaboration de scénarios d’approvisionnement, l’analyse des risques opérationnels (qualité, délais, réglementation), la réalisation de tableaux de bord, synthèses et recommandations, la communication bilingue (FR/CN), la coordination et le suivi des étapes du projet, la prévention des incompréhensions culturelles, la préparation et la participation aux réunions internes ou fournisseurs, l’assistance pour les déplacements en Chine et l’accompagnement sur site en Chine selon devis. Cette prestation vise à soutenir le Client dans la structuration, la planification et la coordination de ses projets, tout en facilitant les interactions avec les équipes, fournisseurs ou partenaires basés en France ou en Chine. Le Prestataire n’est pas responsable des décisions finales du Client ni des conséquences opérationnelles, financières, logistiques ou réglementaires qui en découlent.

Limites de responsabilité : L’accompagnement stratégique opérationnel ne constitue ni un conseil juridique, fiscal ou réglementaire, ni une garantie de conclusion ou de succès d’un projet, et ne se substitue pas aux responsabilités du Client ou des fournisseurs. Il ne garantit pas l’exactitude des informations transmises par des tiers et ne vaut pas traduction assermentée. La responsabilité du Prestataire est limitée à ses propres actes et ne s’étend ni aux actions de tiers, ni au choix des fournisseurs, ni aux décisions du Client. Le Client reste seul responsable de l’utilisation des recommandations formulées, des décisions stratégiques et d’achats, ainsi que de la mise en œuvre opérationnelle.

B2 — Consulting Sourcing

Le consulting sourcing comprend l’analyse et la clarification du besoin, le sourcing multi-fournisseurs, la vérification documentaire (CE, ISO, DoC, tests, rapports), le benchmark (prix, MOQ, qualité, délais), la simulation du coût complet d’importation (TCO), la pré-sélection de fabricants fiables, l’organisation d’audits par des tiers, ainsi que la gestion et la coordination des échantillons. Les résultats (listes de fournisseurs, analyses, comparatifs, TCO, matrices de risques, etc.) servent à éclairer le Client, sans garantir aucun résultat. Les prix communiqués par les fournisseurs sont indicatifs et peuvent évoluer sans préavis ; leur maintien ne peut être garanti par le Prestataire.

B3 — Mandat d’Achat

Le mandat d’achat peut inclure la négociation des prix, des incoterms, des conditions commerciales, la validation des achats, le suivi de production, l’organisation des contrôles qualité, la vérification documentaire export ainsi qu’une assistance en cas de litige fournisseur. Le Prestataire agit au nom et pour le compte du Client, qui reste cependant l’unique décisionnaire et seul cocontractant avec le fournisseur. Toute action du Prestataire nécessite la validation préalable du Client. Le Prestataire n’est pas responsable des défauts de qualité, retards, litiges ou manquements du fournisseur, des non-conformités douanières ou réglementaires, ni des retards liés au transport, au transit, à la congestion portuaire ou à la douane. Il n’acquiert jamais la propriété des marchandises achetées pour le compte du Client.

B4 — Coordination d’import et transport international

La coordination d’import est une prestation indépendante du sourcing et du mandat d’achat. Selon devis, elle peut inclure la coordination avec le transitaire ou transporteur du Client, la vérification des documents (facture, packing list, connaissement, certificat d’origine), le suivi logistique, la transmission des informations d’acheminement, le suivi selon incoterm et la coordination jusqu’au point de livraison convenu. Le Prestataire intervient comme coordinateur, sans être transporteur, transitaire, agent en douane ou importateur. Il ne prend pas part aux décisions finales du Client ni aux conséquences opérationnelles, financières, logistiques ou réglementaires qui pourraient en découler. Il ne réalise aucune déclaration douanière, ni en son nom ni au nom du Client, et ne saurait être tenu responsable des retards liés au transport, à la douane, aux grèves ou à la congestion portuaire, ni des avaries, pertes, manquants ou détériorations, des coûts additionnels imposés par la douane ou la logistique, ou des erreurs documentaires du fournisseur. Il appartient au Client de souscrire une assurance transport adaptée.

B5 — Services logistiques, stockage, transport et 3PL

Les services logistiques proposés incluent la réception, le stockage, la manutention, la préparation de commandes (picking/packing), le cross-docking, les expéditions, la gestion des retours et le fulfilment. Lorsque le Prestataire assure ces services, le Client reconnaît que les marchandises demeurent sa propriété, que les risques liés au stockage et au transport lui incombent, qu’il doit souscrire une assurance adéquate et que les délais ne sont jamais garantis (transport international, douane, congestion, météo, etc.). Le Prestataire n’est pas responsable des pertes indirectes telles que la marge, le retard de mise sur le marché ou les pénalités. Les dommages causés par des tiers (transporteur, transitaire, douane) ne lui sont pas imputables. Les inventaires éventuels sont réalisés sur demande du Client et peuvent être facturés.

B6 — Audits, inspections, tests & gestion des échantillons

Ce bloc peut inclure notamment les audits via des prestataires accrédités, les inspections qualité, les tests en laboratoire, ainsi que la gestion et l’expédition des échantillons.

B6.1 — Échantillons

Les échantillons sont à la charge du Client, refacturés ou facturés directement par les fabricants ou via le Prestataire, et ne sont pas remboursables.

B6.2 — Inspections et audits

Les inspections qualité, tests en laboratoire et audits peuvent être réalisés par des entreprises tierces. Le Prestataire coordonne la mission et transmet les rapports, mais n’est pas responsable des conclusions du prestataire tiers.